如何跟踪谷歌文档的变化:使用建议编辑功能

如何跟踪谷歌文档的变化:使用建议编辑功能

你的大部分写作都是在谷歌文档中完成的吗?

从协作到轻松检查Google文档中的字数由于它的建议编辑功能,许多作者都对这个免费的文字处理软件赞歌不已。(在The Write Life,我们是谷歌文档的忠实粉丝!)

自2014年出现以来,Google文档的建议编辑特征在各地的编辑器中,因为它几乎是无缝的能力使内容合作更容易。

但一开始并非如此。最初,谷歌文档丢弃了一个轨道变化的附加组件,它有一些怪癖和需要解决的问题,使编辑过程比预想的还要笨拙。

然而,在过去几年中,跟踪Google Docs的变化的过程非常完善。这是一个很好的方式让多个人在实时访问和修改同一文件,而无论您有令人沮丧的令人沮丧,如果您有“最新”版本,或者有人在不同的草案之外的不同草案 -我在看你,微软的Word。

如果你还没有尝试过不断改进的建议编辑功能,看看它是如何更新的,我们已经为你做了几次尝试,以下是我们的发现。

如何跟踪谷歌文档的变化

虽然谷歌的新编辑协作工具被调用建议编辑,许多作家仍然将其称为曲目变化,而不仅仅是因为这是Google Doc的先前编辑工具的名称。“跟踪更改”是Microsoft Word的编辑跟踪器的名称,许多在转换到更加协作文档之前的作家很多编写器。

不像谷歌Doc的旧版本《Track Changes》,因为需要安装一个附加组件,所以有些笨拙,建议编辑现在是谷歌文档的内置功能。这意味着您可以立即使用它,无论您是否正在进行新的Doc,也可以从头开始创建一个。

它简单易用。当你在看一个文档时,你会在屏幕的右上角看到一个铅笔图标按钮。(它在“评论”和“分享”按钮下面。)

单击此按钮,您将看到一个下拉菜单,允许您在多种模式之间切换:

  • 编辑或者直接在文档上工作,在那里您的更改不会被跟踪
  • 建议,由此通过跟踪的更改可见修订
  • 查看,这允许您查看Doc在最终状态下的样子

您目前所在的模式将显示在铅笔图标旁边。

要建议编辑,只需选择建议模式并在Doc的文本中进行更改 - 添加单词,更改字体,添加小标题,删除段落等。您的更改将突出显示,并将弹出一个修订框(即将像评论框一样)显示,它们显示您所做的日期和时间以及所做的更改以及所做的具体更改。

如果你想为你的修改添加一个解释或进一步的注释,你可以像回复谷歌Docs注释一样“回复”到修改框。

有关此特性的更多信息,请查看谷歌的帮助页面。

谷歌Docs建议编辑工具的优点

总的来说,我非常喜欢使用这个新工具来跟踪谷歌文档中的变化。原因如下:

对修订史的巨大改善

在跟踪更改和建议编辑出现之前,你能知道谷歌文档做了哪些更改的唯一方法是通过不太理想的“修订历史”设置。这能让你看到过去的一切不同的在您当前的DOC和其先前的版本之间,但您必须比较和对比度来猜测版本,繁琐和不完美的过程中所做的哪些具体更改。现在所有的更改都是单独突出显示的,您可以一目了然地看到它们。

东亚峰会(ier)使用

和大多数谷歌工具一样,Suggest editors使用起来超级简单。一旦你知道在导航栏上找到建议模式,你就可以开始了。“建议编辑”的文本修改框比旧的“Track Changes”加载项更容易扫描和使用。旧的“Track Changes”加载项会在一个长长的侧边栏中显示文档所做的所有修改,你必须滚动浏览。

“接受所有”选项

这个期待已久的特性终于出现了,而且它的有用程度和预期的一样。如果你正在处理一个有很多修改的文档,并且你想要接受或拒绝之前用户的建议,点击工具栏上的“Tools”按钮,然后从下拉菜单中选择“Review suggested editors”。在那里,您可以接受或拒绝所有选项,甚至可以从整洁的弹出框中单独进行选择,而不必滚动页面。

预览建议更改的能力

还记得谷歌Docs Track Changes要求您接受/拒绝每一个单独的更改,如果您想要看到最终产品吗?那些日子早已一去不复返。当你在“工具”>“评审建议编辑”中,你会在下拉菜单中看到三个选项:“显示建议编辑”、“预览‘接受全部’”或“预览‘拒绝全部’”。预览接受的版本,并编辑一个干净的页面,不包含突出显示或划线的文本到处。你的眼睛会感谢你的。

易于共享和协作

随着Word的轨道改变,您仍然必须以来回交易文件,在您离开时更新它们,并希望每个人都在运作同一草案。这个谷歌Docs功能允许你在相同的文档中工作,并查看更改当他们发生让每个人都在同一个页面上,并将页面方便地存储在云中,任何人都可以在任何时间访问它。

区分编辑的能力

轨道变化没有划定哪些版本,其中用户可以证明,如果您与一支人员合作,并且需要知道谁在您的医生内完成了谁。谢天谢地,评论类似的建议编辑格式,解决了这个问题,现在很清楚地看看谁改变了。

管理你的建议

有时您需要与多个客户端或其他用户共享文档,但只有其中一些用户具有编辑权限。您可以随时更新文档用户和权限级别,只要您愿意——您给予“可以评论”权限的用户可以建议编辑,但不能批准或拒绝它们;那些拥有“可以编辑”权限的用户可以两者都做;“可以查看”权限禁止用户对文档进行任何更改。

增加了对话潜力

有时您需要解释为什么您做出了一定的变化,或者您希望为您的团队添加额外意见或疑问,以便在考虑您的修订时。通过建议编辑,您可以在修订框下方使这些Notes右侧,使话和讨论比旧静态侧栏更容易。

与Word文档同步

仍然让你的团队上的一个人没有用谷歌文档得到船上,并坚持通过Word附件向您发送他的修订?现在,当您将单词文件转换为Google Doc时,Word Doc Word中的任何跟踪更改自动转换为建议的编辑谷歌Doc。

当同一个家伙拿你的Google医生并将它转换为单词?任何建议的编辑都会自动转换回跟踪的更改。

移动访问

过去,你需要一台真正的计算机来利用普遍的Doc功能,但现在不是了。需要编辑和跟踪正在进行的更改?没问题!无论你是#TeamAndroid还是#TeamiPhone,你只需要谷歌Docs应用程序来建议编辑、接受/拒绝编辑、添加评论、与他人分享文档等等。在屏幕的右上角,你会看到三个黑点。当您单击该选项时,下拉菜单将显示您可以访问的所有编辑选项。

Google文档的缺点曲目更改

虽然使用谷歌doc的轨迹改变特性有很多优点,但也有一些次要的缺点需要考虑。

您需要提前计划离线使用

微软Word和谷歌文档的最大区别在于可访问性。如果它安装在你的电脑上,你可以访问和编辑一个Word文档几乎在任何地方。而谷歌则需要更多的欺骗。在谷歌文档上工作而不设置离线访问意味着你的工作不会自动保存,你会丢失所有的工作。为了避免这种棘手的情况,设置你的离线访问或只设置它为某些驱动器文件。

一旦您接受它们,您就会无法访问编辑

在你拒绝或接受所有建议的编辑之前,要确保你绝对确定,因为没有回头路(之类的)。一旦你对文档进行了修改,它们就会从你的修订历史中消失,你将无法在“Review Suggested editors”下访问它们。然而,并不是所有的希望都破灭了。以下是谷歌Docs Track Changes无法提供的两点希望:

  1. 或者,你可以点击评论框图标(“分享”旁边),在一个地方看到所有建议的编辑和评论。这不是最好的视图,但总比完全失去所有建议编辑的权限要好。
  2. 假设您正在对文档进行最后的编辑,而该文档的所有者已经在“建议”模式下编辑了该副本,您将接受/拒绝每一个副本。当编辑从你的修订历史中消失时,它不会从他们的!因为您不是文件所有者,所以您的最终决定并不是最终的。

谷歌文档中跟踪变化的结论

谷歌Docs首次尝试在Track Changes中提供编辑功能,有相当多的优点,也只有一些缺点。

但产品不断提高,并具有解决方案的优点和两个缺点。换句话说,这是一个严肃的加大,而且一个特征许多编辑现在无法想象没有。

无论您是如何在电子书上与编辑合作,与另一个作​​家在一系列案例研究中与博客管理团队合作,以便准备出版的内容,建议编辑肯定值得退房。

您是否使用过Google文档建议编辑功能?你怎么看待这件事?在评论区分享你的观点!

这是先前发表的一个故事的更新版本。我们会尽可能频繁地更新我们的帖子,以确保它们对我们的读者有用。

图片来自Roman Samborskyi /Shutterstock.

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