如何跟踪谷歌文档中的变化:使用建议编辑功能

通过|2020年12月2日

你大部分的写作都是用谷歌Docs吗?

从协作到方便检查谷歌文档中的字数到它的建议编辑功能,许多作家对这个免费的文字处理软件赞不绝口。(在The Write Life,我们是谷歌文档的忠实粉丝!)

自2014年谷歌Docs的“建议编辑”功能出现以来,它几乎无缝的功能让内容协作变得更加容易,让各地的编辑都感到高兴。

不过,一开始并不是这样。最初,谷歌Docs放弃了一个轨道变化插件,随之而来的一些怪癖和扭结,需要解决,使编辑过程比期望的更笨拙。

然而,在过去的几年里,谷歌文档中跟踪变化的过程有了极大的改进。从那时起,它就成为了一种让多人实时访问和修改同一文档的好方法,而不用担心你是否得到了“最新”版本,或者是否有人正在处理与你不同的草案我在看着你,微软Word。

如果你还没有使用“建议编辑”功能来看看它是如何更新的,我们已经为你做了几次旅行,以下是我们的发现。

如何跟踪谷歌文档中的变化

谷歌的新编辑协作工具被称为建议编辑在美国,许多作者仍然将其称为Track Changes,这不仅仅是因为这是谷歌Doc之前的编辑工具的名称。“跟踪变化”是微软Word编辑跟踪器的名称,许多作者在转向更具协作性的Docs之前很久就使用了它。

不像谷歌Doc的旧的轨道变化,这有点笨拙,因为它需要安装一个附加组件,建议编辑现在是谷歌文档的内置功能。这意味着您可以立即使用它,无论您正在处理一个新文档或从头创建一个文档。

它简单易用。在文档中,你会在屏幕的右上角看到一个铅笔图标按钮。(在“评论”和“分享”按钮下面。)

点击这个按钮,你会看到一个下拉菜单,允许你在几种模式之间切换:

  • 编辑,或者直接在文档中工作,在那里您的更改不会被跟踪
  • 建议,通过跟踪的更改和可见修订
  • 查看,它可以让你看到文件在最终状态下的样子

您当前所处的模式将出现在铅笔图标旁边。

要建议编辑,只需选择建议模式并在文档的文本中进行更改-添加单词,更改字体,添加小标题、删除段落等。您所做的更改将被高亮显示,并且一个修订框(看起来就像一个评论框)将在它们旁边弹出,显示您进行这些更改的日期和时间以及所做的具体更改。

如果你想为你的修改添加解释或进一步的注释,你可以“回复”到修改框,就像你回复常规的谷歌Docs评论一样。

有关此功能的更多信息,请查看谷歌的帮助页面。

谷歌Docs的建议编辑工具的优点

总的来说,我非常喜欢使用这个新工具来跟踪谷歌文档中的变化。原因如下:

对修订历史的巨大改进

在“跟踪更改”和“建议编辑”出现之前,你能知道谷歌文档发生了哪些更改的唯一方法是通过不太理想的“修订历史”设置。这让你看到了一切不同的在当前的文档和之前的版本之间进行比较,但你必须进行比较和对比,以猜测不同版本之间发生了哪些具体变化,这是一个乏味而不完美的过程。现在所有的更改都单独高亮显示,您可以一眼就看到它们。

Eas(ier)使用

像大多数谷歌工具,建议编辑是超级简单的使用。一旦你知道在导航栏上找到建议模式,你就可以开始了。而且,“建议编辑”的文本修订框比旧的“跟踪更改”插件更容易浏览和使用,后者在一个长长的侧边栏中显示对文档的所有修订,你必须滚动查看。

“接受所有”选项

这个期待已久的功能终于出现了,它和预期的一样有用。如果您正在处理一个有大量更改的文档,并且想要接受或拒绝前一个用户建议的所有内容,请点击工具栏上的“工具”按钮,然后从下拉菜单中选择“审查建议的编辑”。在那里,您可以接受或拒绝所有选项,甚至可以从简洁的弹出框中单独做出选择,而无需滚动页面。

能够预览您建议的更改

还记得谷歌文档跟踪更改要求你接受/拒绝每个单独的更改,如果你想看到最终的产品吗?那些日子已经一去不复返了。当你在“工具”>“审查建议的编辑”中,你会在一个下拉菜单中看到三个选项:“显示建议的编辑”、“预览“接受全部”或“预览“拒绝全部”。预览已接受的版本并编辑一个干净的页面,该页面不包含任何突出显示或划掉的文本。你的眼睛会感谢你的。

易于共享和协作

使用Word的跟踪更改,你仍然需要来回交换文档,一边更新,一边希望每个人都在使用相同的草稿。谷歌文档功能允许您在同一文档中工作随着你的同伴和观点的改变当它们发生时让每个人都在同一个页面上,并将该页面方便地存储在云中,任何人都可以在任何时候访问它。

区分编辑的能力

Track Changes并没有区分哪些用户做出了哪些修改,如果您与一组人一起工作,并且需要知道谁对您的文档做了什么,那么这可能会带来麻烦。值得庆幸的是,“建议编辑”的评论式格式解决了这个问题,现在可以清楚地看到谁做了哪些更改。

管理你的建议

有时需要与多个客户端或其他用户共享文档,但只有部分客户端或其他用户具有编辑权限。你可以随时更新文档用户和权限级别,只要你喜欢,只要你认为合适——你给了“可以评论”权限的用户可以建议编辑,但不能批准或拒绝他们;拥有“可编辑”权限的用户可以同时进行这两项操作;“可以查看”权限禁止用户对文档进行任何更改。

增加对话潜力

有时你需要解释为什么你做了某些更改,或者你想为你的团队添加额外的评论或问题,以便他们在考虑你的修改时看到。使用“建议编辑”,你可以把这些注释放在你的修改框下面,使对话和讨论比在旧的静态侧栏中更容易。

与Word文档同步

你的团队中还有一个人没有使用谷歌文档,坚持通过Word附件将他的修改版本发送给你?现在,当您将Word文件转换为谷歌文档时,Word文档中的任何跟踪更改都会自动转换为建议的编辑在谷歌医生。

当同样的人把你的谷歌Doc转换回Word时呢?任何建议的编辑都会自动转换回被跟踪的更改。

移动接入

过去,你需要一台真正的计算机才能利用流行的Doc功能,但现在不是了。要随时编辑和跟踪更改?没问题!无论你是#TeamAndroid还是#TeamiPhone,你所需要的只是谷歌Docs应用程序来建议编辑,接受/拒绝编辑,添加评论,与他人分享文档等等。在屏幕的右上角,您将看到三个黑点。当您单击该选项时,下拉菜单将显示您可以访问的所有编辑选项。

谷歌Docs的轨道变化的缺点

虽然使用谷歌doc的轨迹更改功能有很多优点,但也有一些小缺点需要考虑。

您需要提前计划离线使用

微软Word和谷歌Docs的最大区别是可访问性。如果它安装在你的电脑上,你可以在任何地方访问和编辑Word文档。另一方面,谷歌需要更多的欺骗。在没有设置离线访问的情况下处理谷歌文档意味着你的工作不会自动保存,你会失去所有的工作。为了避免这种棘手的情况,设置你的离线访问或者只为特定的驱动器文件设置。

一旦你接受了编辑,你就失去了访问它们的权限

在你拒绝或接受所有建议的编辑之前,请确保你是绝对确定的,因为没有回头路(…大约)。一旦你在你的文档中实现了更改,它们将从你的修订历史中消失,你将无法在“审查建议的编辑”下访问它们。不过,并不是所有的希望都破灭了。以下是谷歌文档跟踪更改中无法使用的两个一线希望:

  1. 或者,你也可以点击评论框图标(在“分享”旁边),在一个地方看到所有建议的编辑和评论。这不是最好的视图,但总比完全无法访问所有建议的编辑要好。
  2. 假设您正在对一个文档进行最终编辑,该文档的所有者已经在“建议”模式下编辑了副本,并且您要接受/拒绝每个文档。虽然编辑从你的修订历史中消失,但不会从他们的!因为您不是文档所有者,所以您的最终决定并不是最终的。

关于跟踪谷歌文档更改的裁决

谷歌Docs第一次尝试用它的跟踪更改插件提供编辑功能,有很多优点,也有一些缺点。

但这款产品一直在改进,解决方案带来了更多的优点和两个缺点。换句话说,这是一个重大的进步,是许多编辑现在无法想象没有它的生活。

无论你是在与编辑合作写电子书,还是与另一位作家合作进行一系列案例研究,还是与博客管理团队合作准备出版内容,建议编辑绝对值得一试。

你用过谷歌Docs的建议编辑功能吗?你觉得怎么样?在评论中分享你的想法!

这是以前发表过的一篇文章的更新版本。我们尽可能频繁地更新我们的帖子,以确保它们对我们的读者有用。

图片来自Roman Samborskyi /在上面