如何跟踪Google文档的更改:使用建议编辑功能

如何跟踪Google文档的更改:使用建议编辑功能

您是否在Google文档中完成了大部分写作?

从合作轻松检查Google文档中的字数到其建议的编辑功能,许多作家狂欢地嘲笑这个免费的单词处理软件。(在这里写完生活中,我们是Google文档的大粉丝!)

自2014年出现以来,Google文档的建议编辑特征在各地的编辑器中,因为它几乎是无缝的能力使内容合作更容易。

尽管如此,这不是如此。最初,Google Docs丢弃了一个轨道改变附加加载,其中一些怪癖和扭结需要熨烫,制作编辑过程比期望更多的笨重。

然而,在过去几年中,跟踪Google Docs的变化的过程非常完善。这是一个很好的方式让多个人在实时访问和修改同一文件,而无论您有令人沮丧的令人沮丧,如果您有“最新”版本,或者有人在不同的草案之外的不同草案 -我正在看着你,微软的话。

如果您没有采取不断发展的建议编辑功能,请参阅ride,看看它是如何更新的,我们为您提供了多次旅行,这是我们找到的。

如何跟踪Google文档的更改

虽然谷歌的新编辑协作工具被调用建议编辑,许多作家仍然将其称为曲目变化,而不仅仅是因为这是Google Doc的先前编辑工具的名称。“跟踪更改”是Microsoft Word的编辑跟踪器的名称,许多在转换到更加协作文档之前的作家很多编写器。

与Google Doc的旧轨道更改不同,这有点冻结,所以它需要安装加载项,建议编辑现在是Google文档中的内置功能。这意味着您可以立即使用它,无论您是否正在进行新的Doc,也可以从头开始创建一个。

它简单易用。当您在DOC中时,您将看到屏幕上部右上角的铅笔图标按钮。(它位于“评论”和“分享”按钮下面。)

单击此按钮,您将看到一个下拉菜单,允许您在多种模式之间切换:

  • 编辑或者在DOC上的直接工作,或者在没有跟踪您的更改的直接工作
  • 建议,由此通过跟踪的更改可见修订
  • 观看,这允许您查看Doc在最终状态下的样子

您目前所在的模式将显示在铅笔图标旁边。

要建议编辑,只需选择建议模式并在Doc的文本中进行更改 - 添加单词,更改字体,添加副标题,删除段落等。您的更改将突出显示,并将弹出一个修订框(即将像评论框一样)显示,它们显示您所做的日期和时间以及所做的更改以及所做的具体更改。

如果要为更改添加说明或进一步注释,则可以就像您回复常规Google文档注释一样,您可以“回复”到修订框。

有关此功能的更多信息,请退房谷歌的帮助页面。

Google文档的专业人士建议编辑工具

总的来说,我是使用这个新工具跟踪Google文档的更改的巨大粉丝。这就是为什么:

对修订史的巨大改善

在跟踪更改之前,建议编辑出现,您可以判断到Google Doc的唯一方法是通过卓越的“修订历史”设置。这允许您看到一切都是不同在您当前的DOC和其先前的版本之间,但您必须比较和对比度来猜测版本,繁琐和不完美的过程中所做的哪些具体更改。现在所有的更改都是单独突出显示的,您可以一目了然地看到它们。

EAS(IER)使用

与大多数Google工具一样,建议编辑是超级易于使用的。一旦您知道在导航栏上找到建议模式的位置,您就会好转。并建议编辑文本修订版框比旧轨道更改加载项更易于扫描和工作,它显示了在您被迫滚动的一个长边栏中所做的文档所做的所有修订。

“接受所有”选项

这段期待已久的功能终于在这里,它是有用的,因为它被预期的那样有用。如果您正在使用众多更改的DOC,并且您希望接受或拒绝以前的用户建议的所有内容,请在工具栏上的“工具”按钮中,然后从下拉菜单中选择“查看建议的编辑”。从那里,您可以接受或拒绝所有,或者甚至可以从整齐的弹出框中单独进行选择,而无需滚动页面。

预览建议更改的能力

请记住,如果您希望查看最终产品,请记住Google Docs跟踪更改需要接受/拒绝每个单独的更改?那些日子已经一去不回。While you’re in “Tools” > “Review Suggested Edits,” you have three options you’ll see in a drop-down menu: “Show Suggested Edits,” “Preview ‘Accept All’,” or “Preview ‘Reject All’.” Preview the accepted version and edit a clean page that doesn’t contain highlighted or crossed out text everywhere. Your eyes will thank you.

易于分享和合作

随着Word的轨道改变,您仍然必须以来回交易文件,在您离开时更新它们,并希望每个人都在运作同一草案。此Google文档功能允许您在与对等体中的文档中工作,并查看更改因为他们发生了将每个人保持在同一页面上并在云中方便地存储该页面,任何人可以随时访问它。

能够区分编辑

轨道变化没有划定哪些版本,其中用户可以证明,如果您与一支人员合作,并且需要知道谁在您的医生内完成了谁。谢天谢地,评论类似的建议编辑格式,解决了这个问题,现在很清楚地看看谁改变了。

管理您的建议

有时您需要与多个客户端或其他用户共享文档,但只有其中一些具有编辑权限。您可以随时更新文档用户和许可级别,如您所喜好的,就像您认为的适合 - 您给出的用户“CAN评论”权限可以建议编辑但不批准或拒绝它们;有“可以编辑”权限的人可以做到这两种;“可以查看”权限禁止用户对文档进行任何更改。

增加了对话潜力

有时您需要解释为什么您做出了一定的变化,或者您希望为您的团队添加额外意见或疑问,以便在考虑您的修订时。通过建议编辑,您可以在修订框下方使这些Notes右侧,使话和讨论比旧静态侧栏更容易。

与Word Docs同步

仍然让你的团队上的一个人没有用谷歌文档得到船上,并坚持通过Word附件向您发送他的修订?现在,当您将单词文件转换为Google Doc时,Word Doc Word中的任何跟踪更改自动转换为建议的编辑在Google Doc上。

当同一个家伙拿你的Google医生并将它转换为单词?任何建议的编辑都会自动转换回跟踪的更改。

移动访问

它曾经是您需要实际的计算机来利用普遍的DOC函数,但不再使用。GOTA编辑和跟踪变更?没问题!无论您是#teamandroid还是#teamiphone,您需要的只是Google Docs应用程序要建议编辑,接受/拒绝编辑,添加评论,与他人分享文档。在屏幕的右上角,您会看到三个黑点。单击该选项后,下拉菜单将显示您可以访问的所有编辑选项。

Google文档的缺点曲目更改

虽然使用Google Doc'跟踪更改功能有许多优点,但有几个小缺点需要考虑。

您需要提前计划离线使用

Microsoft Word和Google文档之间的巨大区别是可访问性。如果它已安装在您的计算机上,您可以在任何地方访问和编辑Word文档。另一方面,谷歌需要更多的剪切。在没有设置离线访问的情况下工作的Google文档意味着您的工作不会自动保存,您将丢失所有这些。为了避免这种粘性情况,请设置你的离线访问事先,或仅将其设置为某些驱动文件。

一旦您接受它们,您就会无法访问编辑

在拒绝或接受所有建议的编辑之前,请确保您绝对确定,因为没有返回(... ISH)。在您对文档中实现更改后,他们将从您的修订历史中消失,并且您将无法在“审核建议的编辑”下访问它们。虽然,所有的希望都不会丢失。以下是Google Docs跟踪更改中无法使用的两个银衬模:

  1. 或者,您可以单击“分享”旁边的注释框图标(旁边“),以查看一个地方的所有建议的编辑和注释。这不是最伟大的观点,但它比重现对所有建议的编辑的更好。
  2. 假设您正在进行一份文件的最终编辑,该文档的所有者已经在“建议”模式下已经编辑了副本,并且您通过接受/拒绝每个文件。虽然编辑从您的修订历史中消失,但它没有来自他们的!由于你不是文件所有者,你的最终决定并不是那么......好吧,决赛。

关于跟踪Google文档的更改的判决

Google文档的首次尝试使用其轨道更改的编辑功能加载作用具有不错的优点和仅几个缺点。

但产品不断提高,并具有解决方案的优点和两个缺点。换句话说,这是一个严肃的加大,而且一个特征许多编辑现在无法想象没有。

无论您是如何在电子书上与编辑合作,与另一个作​​家在一系列案例研究中与博客管理团队合作,以便准备出版的内容,建议编辑肯定值得退房。

您是否使用过Google文档建议编辑功能?你怎么看待这件事?在评论区分享你的观点!

这是一个先前发布的故事的更新版本。我们尽可能多地更新帖子,以确保它们对读者有用。

照片通过Roman Samborskyi /Shutterstock.

44点评

  • 大卫u. 说:

    我真的想要的一个功能,其他人没有评论,这是能够对文档进行更改而不看到您在文档上工作时的变更。当然,Google文档让您开发视图,因此您可以在没有编辑的情况下查看文档的版本。但是,我喜欢在没有看到所有编辑的情况下讨论我的写作。如果有人认为这是可以在Google文档中可以,请告诉我。

  • 克雷格 说:

    当我复制编辑的文档时,所有“建议编辑”标记就会消失。有什么建议吗?

  • n。灰色 说:

    我想念Word的能力看看Doc的最终版本与编辑看起来像什么。允许您在编辑时证明您的工作。所有建议标记都无法证明这是不可能的。

  • 查理Curcija. 说:

    5月,2016年和两年后发布后,建议编辑仍然没有“接受所有”功能。主要缺点是反复指出的,实际上实际上需要谷歌的一点工作(即,所有的成分都在那里,他们只需要做内部簿记,并自动完成每个变化并接受它)。谷歌仍然无意解决它。我发现它激励了这些全球庞然大物如何变得傲慢和反应迟钝。“谁是用户告诉他们他们想要的东西?”我猜,唯一的正义是,在路上它确实成为他们的终极垮台。我正在为一个拥有5,000名员工的组织工作,但拒绝在这些事情中臭,所以我无力“用美元投票”,但我肯定希望其他人会。

  • 凯瑟琳 说:

    如果我在任何文档的右侧角落中没有“建议编辑w /铅笔”。这是否意味着超级用户/所有者没有给予许可使用,因此我无法看到它。

  • Ratko. 说:

    文章 - 爱它:)特别是优点,缺点和判决。

    对于谷歌的功能,喜欢他们添加了它,真正提高了协作方面。我与CopyWriter一起工作,我们倾向于来回跳转文件,谷歌文档在这里真正帮助。我们大多评论需要更改的事情,但跟踪变更有助于看看之前的内容,所以它造成了整个故事。

    但必须诚实 - 没有“接受所有”功能是一个主要的缺陷。真的不喜欢点击一个页面上的10个更改......

  • 凯蒂钱伯斯 说:

    虽然我很欣赏Google Docs具有本建议功能,但我仍然希望作为自由编辑更多的人更喜欢我在Word轨道变化中工作。

    1)您无法查看最终文件,并附有所有建议,但尚未接受。当我通过并在所有以前的更改中都会通过并进行第二次读取来帮助我,但在将其提交给作者接受或拒绝更改之前,请关注潜在的发现和新的更改。此外,它可以帮助我发现所发生变化的时期或句子之间的间隔问题。

    2)有时很难看到哪个评论与Word提供的没有漂亮的箭头对齐。

    总的来说,这是一个很好的功能,但我仍然必须将和粘贴到单词中,所以我可以通过所有更改查看文档。

    • 凯蒂钱伯斯 说:

      不复制并粘贴到单词中,我的意思是下载到单词中。

      • 我也是一个编辑,我同意(试图找到一种隐藏所有建议的方法是我如何登陆本文)。谢天谢地,我的大多数客户都可以使用Word,甚至OpenOffice。

        无论如何,谢谢你的文章。

    • 娜塔莎 说:

      谢谢凯蒂!这也是我对它的挫败感。我是一个编辑并隐藏我的标记,并在我向作家发送回写作之前通过文档阅读,以便我知道我改变了什么。没有这个选项,我发现谷歌文​​档非常令人沮丧。

    • 公元前 说:

      实际上是的,你可以这样做。虽然在建议模式下,转到“工具”,“查看建议的编辑”,然后从下拉下来选择“预览”。

  • Teo. 说:

    嗨,

    我正在使用Google Sheets,我没有看到此功能。我希望您从该功能所在的菜单中添加了屏幕截图。

    • 嗨TEO,建议编辑功能位于Google文档(文字处理器),而不是Google Sheets(电子表格)。如果您正在查看一个打开的Google Doc,请在右上角看。在蓝色“分享”按钮下,您将看到铅笔图标和“编辑”这个词。如果您单击它,您将看到选项kelly描述。请享用!

      希瑟
      TWL Assistant编辑器

  • 奇基 说:

    谢谢你的文章。
    我以前从未使用过Google文档。但在所有这些更新之后,我肯定想尝试使用这个程序。

  • 乔希贝鲁斯 说:

    鉴于缺乏“接受全部”,并且在文档的任何副本中不可接受的事实(无论是在Google文档中还是通过下载)都无法使用此功能比无用更糟糕。在过去的1.5年里,它并没有明显改善。

    • 我认为这取决于你如何使用它。我发现这对许多项目非常有用,就像显示我给博客文章所做的小调整,但如果“接受全部”并下载所有更改都是至关重要的功能,那么我同意这不是最好的选择。

      您是否使用具有这些选项的其他工具?我总是很高兴尝试新的程序和功能。

      希瑟
      TWL Assistant编辑器

  • aw!我希望改变是一种选择。但是,似乎可能是其中一些日期。他们是否将功能添加到Google文档本身中,而不是将其制作加载项?我找不到商店中的曲目更改加载项。是“暗示”模式下的模式,如曲目变化,或者它是固有的。我在文件下看到修订历史记录。

    • 感谢您的评论,Ryan - 是的,自从我们写下帖子以来已经有一些变化。保持调整更新!

      (与此同时,是的,“建议”就像轨道变化,它很棒。)

      希瑟
      TWL Assistant编辑器

  • Marcelo Lopez. 说:

    我不了解大家......但这种“建议模式”臭。一旦你“接受”改变它进入了Doc,但你没有进入修订版的所有变化的历史记录。

    以前的加载工程更好。

  • Suzan. 说:

    Google文档版本的曲目更改:
    在我知道谷歌没有跟踪更改之前,可以看到所有编辑并将它们与原始文档进行比较,我做了编辑。现在我听到谷歌拥有“建议”模式(使用铅笔图标),但我无法在我知道他的特色之前才能完成我工作的文件。有人知道如何将已经编辑的编辑与原创文档进行比较......在我新的建议模式之前完成了?

  • asastasia. 说:

    什么是被叫的我无法找到它!

  • 寺庙 说:

    你好凯莉,

    跟踪更改附加应用程序在我的工作中帮助了很多我必须与我的团队协作文件。我之前使用过Hackpad,但我的合作者更喜欢Google文档。我起初是怀疑的,但这个附加加载可以编辑更简单。非常感谢你!

  • 西尔维亚 说:

    我学到了新的东西。谢谢你这个提示。我上周刚刚开始使用Google文档。我的第一篇文章已被录取为令人毛脑病人,并希望他们希望文档中的文章。哎呀!幸运的是,很容易学习。

  • 甜蜜,非常感谢你分享这一点。我刚开始一个新的协作项目,这个新的Google doc附加肯定会更容易!我一定会通过好消息。

  • 此附加术语对协作工作产生了巨大差异。我肯定会用它来促进与我的写作伙伴合作。如果您在窗口商店的情绪上为其他在线编辑,您可以检查草稿(这是链接https://draftin.com.)。它可能是Google文档的替代品。

    感谢您向社区凯利引入这方面。它非常感谢!

    期待更多您的帖子。

  • 跟踪更改是一个有用的工具,毫无疑问,特别是为合作。小谷歌文档很少成长。但它仍然有一种方法可以在匹配单词的力量之前。用于准备可下载的PDF的格式和页面布局操作可以使用一些注意。

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